Wysyłając zgłoszenie dotyczące lokalizacji oznaczonych na powyższej mapie należy pamiętać, że każde z nich rozpatrywane jest przez PAŻP indywidualnie, zaś na decyzję mają wpływ wszystkie dane zawarte w formularzu (poza współrzędnymi geograficznymi także: godzina i data wypuszczenia, ilość, średnica i inne dane zawarte w zgłoszeniu), dlatego warto wypełnić wszystkie pola formularza. Na tej podstawie dokonywana jest ocena wpływu na ruch lotniczy i podejmowana decyzja o:

• Udzieleniu zgody bezwarunkowej – balony można wypuścić w ustalonym terminie, miejscu i liczbie bez potrzeby podejmowania innych działań. Przed wypuszczeniem należy jednak rozejrzeć się, czy w pobliżu nie odbywa się żadna działalność lotnicza, dla której balony mogą stanowić utrudnienie.
• Udzieleniu zgody warunkowej – wymagającej kontaktu telefonicznego ze wskazaną w odpowiedzi służbą ruchu lotniczego na 15 minut przed realizacją. Organ, do którego wykonany będzie telefon ma prawo wyrazić zgodę na realizację o zaplanowanej godzinie, ale może także wymagać opóźnienia realizacji lub jej całkowicie zabronić, jednakże będzie miało to miejsce TYLKO w przypadku uzasadnionym bieżącą sytuacją operacyjną lub meteorologiczną. W praktyce całkowita odmowa wypuszczenia balonów zdarza się bardzo rzadko, należy raczej spodziewać się możliwości opóźnienia przedsięwzięcia.
• Braku zgody – jeżeli realizacja przedsięwzięcia może realnie zagrozić ruchowi lotniczemu odbywającemu się w pobliżu. Warto pamiętać, że bezpieczeństwo lotnictwa leży we wspólnym interesie nie tylko pasażerów i załóg, ale również osoby odpowiedzialnej za wypuszczenie balonów.
  
  

Formularze rozpatrywane są w kolejności realizacji imprez. W sezonie letnim czas oczekiwania na odpowiedź może się wydłużyć z uwagi na ilość zgłoszeń, jednak na wszystkie staramy się odpowiedzieć w tygodniu poprzedzającym Państwa imprezę. Odpowiedź wysyłana jest na adres e-mail podany w zgłoszeniu. Najlepszy czas na wysłanie zgłoszenia to od 14 do 7 dni przed planowaną realizacją.